Moni taloyhtiö haluaa ostaa isännöinnin palveluja miettimättä sen enempää, mitä tarpeita yhtiössä mahdollisesti on. Isännöintitoimistot eivät nekään aina osaa markkinoida omaa erikoisosaamistaan. Tällä tavoin tärkeä yhteistyösuhde jää vajaamittaiseksi eikä yhtiö saa isännöinnistä irti parasta mahdollista lopputulosta. 

– Taloyhtiöissä ei aina ymmärretä, mitä hyvä isännöinti on eikä siten osata ottaa isännöitsijän palveluista kaikkea hyötyä irti. Kun samaan aikaan isännöintitoimistoissa ei täysin osata markkinoida omaa osaamista ja erityisvahvuuksia, niin toimiva yhteistyö taloyhtiön ja isännöinnin välillä jää syntymättä, toteaa Isännöintiliiton toimitusjohtaja Mia Koro-Kanerva.

– Olenkin miettinyt sitä, miksei löydetä tasapainoa siihen, mikä on isännöinnin rooli ja mikä on taloyhtiön rooli. Aivan samoin kuin yritysmaailmassa pitäisi taloyhtiön hallituksenkin olla selvillä siitä, mitä asioita isännöinnin kuuluu hoitaa ja millaista osaamista tehtävän hyvään hoitamiseen vaaditaan.

Hyvän suhteen rakentaminen alkaa siitä, että taloyhtiö miettii, mitä tarpeita sillä on. Ollaanko vaikka peruskorjausvaiheessa, johon tarvitaan osaavaa apua, onko  talous retuperällä ja se pitäisi saada takaisin oikealle radalle vai onko yhtiö uudiskohde, jolla on vielä takuuaikoja ja mahdollisia reklamaatioita hoidettavana. Kun yhtiön tarpeet on selvitetty, on helpompaa etsiä siihen parhaiten vastaava isännöinti. 

– Vuoden alusta isännöitsijöiden sertifiointi on uudistunut ja vanha ISA-auktorisointi jäi historiaan. Uusi järjestelmä on radikaalisti läpinäkyvä – nettiportaaliin tulee näkyviin selkeästi se, miten eri toimistot eri osaamisalueillaan suoriutuvat. Toivon ja uskon, että sitä kautta taloyhtiöt ymmärtävät sen, mitä hyvä isännöinti on, millaisista elementeistä se koostuu, mihin kannattaa kiinnittää huomiota ja myös etsiä niihin omiin tarpeisiin parhaiten vastaava toimija, vakuuttaa Koro-Kanerva.

Isännöitsijän tehtävä on pitää taloyhtiön puolta

Mitä ne isännöitsijän tehtävät sitten ovat? Ensimmäinen on taloyhtiön johtaminen niin, että kaikissa ratkaisuissa ja toimenpiteissä ohjaava periaate on taloyhtiön etu. Se on isännöinnin ja hallituksen yhteinen tavoite, josta isännöinnin pitää huolehtia. 

– Isännöinti on luottamusbisnestä. Jos taloyhtiö ei luota omaan isännöintiinsä, on syytä selvittää pikimmiten, mistä moinen voi johtua.

Taloyhtiön johtamiselle läheistä sukua on taloyhtiön hallinnointi. Se tarkoittaa käytännössä sitä, että isännöinti vastaa hallinnollisen puolen organisoinnista eli asioiden valmistelusta, kokouksista, pöytäkirjoista ja päätöksenteon menettelyistä. Isännöinti huolehtii siitä, että kaikki menee oikein ja on hoidettu mahdollisimman hyvin. 

Yksi isännöinnin kulmakivistä on tietysti talouden hoitaminen. Isännöinti huolehtii siitä, että budjetti tehdään oikeassa mittakaavassa, vastiketasot ovat kohdallaan ja niistä kertyvät varat käytetään suunnitellusti – toisin sanoen isännöinti huolehtii siitä, että kassanhallinta on kunnossa. 

Asiaan liittyy kiinteästi myös se, että jos jollakulla ovat vaikka vastikkeet tai muut maksut jääneet rästiin, niin perintätoimiin ryhdytään ripeästi ja huolehditaan siitä, että se kassavirta, minkä pitäisi tulla taloyhtiölle kuukausittain, myös tulee ja käytetään siihen, mihin pitikin. 

Ennakointi taloudellisessa mielessä on osa turvallisuutta

Lista isännöinnin tehtävistä ei tietenkään lopu vielä tähän. Seuraavana on hyvä asiakaspalvelu ja viestintä. Isännöinnin kuuluu vastata yhteydenottoihin nopeasti ja pitää kaikki taloyhtiön hallitukselle, osakkaille ja asukkaille tärkeä tieto saatavilla esimerkiksi verkkopalvelujen kautta. 

– Riskienhallinta ja turvallisuus kuuluvat myös ehdottomasti isännöinnin työlistalle. Se ei tarkoita vain konkreettisia toimia, kuten vaikkapa pelastussuunnitelmaa ja sen päivittämistä tarvittaessa, vaan myös ennakointia esimerkiksi taloudellisessa mielessä. Se tarkoittaa sitä, että suunnitellaan asioita vähän pidemmälle kuin vain muutaman kuukauden päähän. Silloin osakkaille ei tule yllätyksiä ja arki on mahdollisimman tasaista, turvallista ja ennakoitavissa, muistuttaa Koro-Kanerva. 

Tietysti isännöinti huolehtii taloyhtiön ylläpidosta ja remonteista eli kaikista isoista ja pienistä asioista, jotka liittyvät taloyhtiön tekniseen toimintaan ja arkeen. Jos esimerkiksi rappukäytävästä on palanut lamppu, huolehtii isännöinti nopsaan, että huolto käy vaihtamassa uuden tai jos on joku pieni vesivahinko, niin korjaus tehdään ripeästi ja huolella. Kun rakennusten elinkaaressa tulee vastaan isompia korjauksia, hoidetaan niiden suunnittelu ja koko projekti asiallisesti aina takuuaikojen loppuun saakka. 

Isännöintialalla on osaamista laidasta laitaan

Isännöinnin roolia määrittää pitkälti asunto-osakeyhtiölaki, mutta siinä määritelmät ovat aika yleisellä tasolla. Roolin määrittämistä vaikeuttaa sekin, että taloyhtiöiden hallitukset koostuvat useimmiten maallikoista, jotka eivät ole tottuneet johtamaan isännöitsijäänsä. 

– Väitän, että taustalla on suomalainen omakotiasumisen kulttuuri ja talkoohenki. Halutaan tehdä asiat itse, vaikkei aina niin osattaisikaan eikä nähdä tarvetta isännöinnille, joka koordinoi, kilpailuttaa, katsoo asioiden perään ja pyörittää sitä hallinnollista pyörää osaavasti ja ammattitaidolla, huokaisee Koro-Kanerva. 

Alalle on toki koulutusta, mutta oman haasteensa pakettiin tuo sekin, että isännöintialalle ei ole minkäänlaisia pääsyvaatimuksia. Jos omistaa läppärin, kännykän ja palavan innon, voi julistautua isännöitsijäksi ihan peruskoulupohjalta. Osaamisen kirjo on siis laidasta laitaan. On näitä vasta aloittaneita ja sitten on sellaisia toimijoita, joilla on kymmenien vuosien osaaminen kiinteistömanageroinnista. 

– Taloyhtiöiden onneksi alalla ollaan yhä enemmän siirtymässä tiimityöskentelyyn. Enää ei ole yhtä isännöitsijää, joka hoitaa kaiken taloyhtiössä, vaan tiimi, jolloin taloyhtiö saa käyttöönsä useamman ammattilaisen panoksen ja tarvitsemaansa asiantuntemusta. Tiimissä voi silloin olla ihmisiä, joista joku hallitsee remontit paremmin kuin muut tai on haka vaikka taloudessa tai juridiikassa.

Milloin sitten hälytyskellojen pitää soida taloyhtiön hallituksessa ja harkita isännöitsijän vaihtamista?

– Selviä hälytysmerkkejä ovat esimerkiksi se, että sovittuja asioita ei hoideta, isännöitsijää ei saa kiinni tai hän ei vastaa yhteydenottoihin. Voi myös paljastua isoja virheitä, kuten vaikka se, että vastikerästien perintää ei ole hoidettu pitkään aikaan tai edes raportoitu niistä. Yleisempää kuitenkin on, että yhteistyön juna ei vedä taloyhtiön toivomalla tavalla, listaa Koro-Kanerva. 

Uutta isännöintitoimistoa etsiessä valitaan muutama ehdokas referenssien kautta. Sellaisia ovat muun muassa toimistojen omat nettisivut, kokemusarviot netissä ja vertaisarviointi eli kotoisammin puskaradio. Kun vielä tiedetään, mitkä ovat yhtiön tulevat tarpeet, niin tietää mitä ostaa ja saa parempaa isännöintiä. 

– On tärkeää myös haastatella ehdokkaita ja mieluiten sellaista henkilöä, joka olisi todellisuudessa tulossa hoitamaan yhteydenpitoa taloyhtiöön päin – vaikka muuten asioita hoitaisi tiimi. Hyvään isännöintiin liittyy myös vahvasti henkilökemia ja jos kemiat eivät kohtaa, ei yhteistyöstä vaan tule yhtään mitään.

Suunnitelmallisuus on hyvän hallinnon kivijalka

Taloyhtiöiden pitää esittää yhtiökokoukselle vuosittain viidelle vuodelle laadittu kunnossapitotarveselvitys. Parempi kuitenkin olisi, kun suunnittelua tehtäisiin syvällisemmin ja selvästi pidemmällä aikavälillä, mieluiten vaikka 15-20 vuoden pitkän tähtäimen suunnitelmana. 

Suunnitelmallisuus on välttämätöntä, jotta taloyhtiön kiinteistöä ja palveluita voidaan ylläpitää sekä kehittää tehokkaasti ja tuloksellisesti, osakkaiden ja asukkaiden muuttuvia tarpeita vastaavasti sekä ympäristön muutokset huomioon ottaen.

Suunnitelmallisuus parantaa muun muassa taloyhtiön toiminnan, asumiskulujen kehityksen ja asunnon käyttömahdollisuuksien muutosten ennakoitavuutta. Suunnitelmallisuus on omiaan lisäämään myös yhtiön johdon sekä osakkaiden ja asukkaiden välistä luottamusta taloyhtiössä, mikä vuorostaan parantaa asumisviihtyisyyttä.

Suunnitelmallisuus saattaa auttaa taloyhtiötä lainansaannissa sitten, kun isot tulevaisuuden remontit pitää rahoittaa. Nyt kun pankit ovat kiristäneet lainanantoa, on hyvä, jos yhtiössä löytyy yksimielisyys siitä, että kerätään pesämunaa etukäteen tulevia remontteja varten. 

Jotta taloyhtiö voi toimia tehokkaasti ja suunnitelmallisesti, sillä pitää olla pitkän aikavälin strategia, josta on päätetty yhtiökokouksessa. Strategia on käytännössä kuvaus taloyhtiön tilanteesta ja periaatteista, joiden mukaisesti sitä kehitetään jatkossa. Strategiassa määritellään selkeät linjaukset ja tavoitteet sille, miten taloyhtiötä hoidetaan, kehitetään ja johdetaan. Siitä löytyy myös pidemmän ajan hoitotavoitteet ja toteutussuunnitelma pidemmälle aikavälille.

Hyvä käytäntö on, että hallitus valmistelee strategian yhdessä isännöitsijän kanssa ja yhtiökokous päättää strategian hyväksymisestä. Yhtiökokouksessa voidaan tarvittaessa myös päivittää ja täsmentää aiemmin tehtyä strategiaa.

Lähde: Taloyhtiön hyvä hallintotapa -suositus (Suomen Kiinteistöliitto ry, Isännöintiliitto ry, Kiinteistöalan hallitusammattilaiset AKHA ry & oikeusministeriö)

Teksti: Elina Salmi
Kuva: Freepik