Parempi ymmärrys taloyhtiön kiinteistöhuollon tehtävistä ja käytännöistä auttaa helpottamaan niistä sopimista – ja voi myös parantaa asukkaiden tyytyväisyyttä huoltoyhtiönsä toimintaan. 

Lue lisää: Toimiva kiinteistöhuolto on tiimipeliä 

Kiinteistöpalvelualan kouluttaja Juri Mynttinen on toiminut alalla noin 30 vuotta, joista yli puolet niin sanotusti kentällä kiinteistöhuoltoyritysten palveluksessa. Hänellä on siis hyvä ymmärrys siitä, mitä taloyhtiöt arvostavat kiinteistöhuollossa – ja mistä asioista voi syntyä herkästi närää. 

Taloyhtiön tyytyväisyys huoltoyhtiön toimintaan pohjustetaan jo sopimisvaiheessa. Mynttinen toteaa, että palveluista olisikin siksi hyvä olla sopimassa joku, joka on perehtynyt alaan. Ei riitä, että vain isännöitsijä on perillä asioista. 

– Myös taloyhtiön puolelta päätöksissä voisi olla mukana joku, joka on kiinnostunut tai tietää alasta jonkin verran. 

Suuri ongelma hänen mukaansa on se, etteivät taloyhtiöt välttämättä tiedä, mitä kiinteistöhuolloltaan haluavat, tai mistä kaikkea se ylipäätään pitää sisällään. Suotavaa olisi, että taloyhtiön päättäjät ja asukkaat olisivatkin jossain määrin tietoisia edes siitä, mitkä työt taloyhtiössä kuuluvat huoltoyhtiön vastuulle. 

Vastuunjakotaulukko selkeyttää työnjakoa 

Jotta taloyhtiön kiinteistöhuolto hoituisi mahdollisimman sujuvasti, asukkaiden olisi hyvä olla tietoisia niin huoltoyhtiön toiminnasta kuin asumisen käytännöistäkin. 

Mynttinen muistuttaa esimerkiksi siitä, että kiinteistöhuolto ei kierrä taloyhtiössä jatkuvasti syynäten jokaista nurkkausta, vaan käy läpi tietyt päivittäiset, viikoittaiset ja kuukausittaiset rutiinit. Siksi myös asukkaiden aktiivisuus havaituista epäkohdista ilmoittamisessa on tärkeää. 

– Saattaa olla paikkoja, että asukas on huomannut, että jotain on ollut rikki tai maali hilseilee, mutta ei tee sille mitään.

Asiaa selkeyttää vastuunjakotaulukko, joka on käytössä kaikissa taloyhtiöissä ainakin jossain muodossa. 

– Siinä selvitetään, mitkä asiat ovat taloyhtiölle kuuluvia ja mitkä asukkaalle. Jos mietitään huoneistoa tai asuntoa, esimerkiksi lattiakaivon puhdistus kylpyhuoneessa kuuluu asukkaalle. Sitä ei asukas voi tilata kiinteistönhoitajaa tekemään, mainitsee Mynttinen.

Myös asukkaat ovat vastuussa kiinteistöstä 

Mynttinen huomauttaa myös asukkaiden olevan omalla tavallaan vastuussa kiinteistöstä. Tätä varten taloyhtiö voisi jakaa asukkailleen vastuunjakotaulukon aika ajoin.  

– Ihmiset tietäisivät, mitä heidänkin kuuluu tehdä kiinteistöllä ja osaisivat informoida kiinteistöhuoltoa vaikka vesivuodosta.

Vastuunjakotaulukko auttaa myös kiinteistön kunnon ylläpidossa. Jos taloyhtiössä ei huomioida, että taulukon mukaan asukkaan pitää puhdistaa lattiakaivo, pian käsillä saattaa olla tukkeutunut viemäri. 

On toki kohteita, joissa esimerkiksi asuu paljon ikäihmisiä, jotka eivät pysty kaikkiin asukkaan vastuulla oleviin huoltotoimenpiteisiin omin päin. Jotkin huoltoyhtiöt saattavatkin Mynttisen mukaan ottaa tapauskohtaisesti hoidettavakseen myös asukkaille kuuluvia tehtäviä. 

Jos taloyhtiöllä on tiedossa, että asukkaille kuuluvat ylläpitotoimenpiteet eivät luonnistu suurelta osalta sen asukkaista, niistäkin pystytään toki tarvittaessa sopimaan erikseen. 

– Se näkyy pikkuisen hinnassa, mutta tyytyväisyys kasvaisi taloyhtiössä, Mynttinen arvioi.

Huoltoyhtiön työnjako voi aiheuttaa kummastusta 

Mynttinen kehottaa taloyhtiöitä käymään läpi kiinteistöhuollon perusasioita asukkaidensa kanssa. 

– Vähän pitäisi valistaa taloyhtiön vuosikokouksessa niitä asukkaita, että mitä sille kiinteistöhuollolle kuuluu.

Hän huomauttaa, että huoltomiehet joutuvat usein vastaamaan asukkaan huoltopyyntöön, ettei kyseinen asia kuulu heidän tehtäviinsä, mutta tulevat silti paikalle. Silloin, kun työnjako on asukkaille selkeä, ongelmatilanteissa asianmukaiset tekijätkin saataisiin tilattua paikalle nopeammin. 

Toisinaan jo kiinteistöhuoltoyhtiön sisäinen työnjako voi aiheuttaa ihmetystä ja närää taloyhtiön asukkaissa. Osa huoltoyhtiön työntekijöistä kun saattaa tehdä osaamisensa perusteella kiinteistössä vain sisätöitä, kun taas osa on erikoistunut ulkotöihin. 

– Siinä tulee välillä sellainen tilanne, että sisämies tulee sinne eikä nosta pihalta jotain roskaa roskikseen, vaan kävelee vain ohitse lämmönjakoon. Taloyhtiön asukkaat katsovat, ettei tuo teekään mitään, mutta hän olikin menossa korjaamaan vaikka ilmanvaihtoa, selventää Mynttinen. 

Jos huoltoyhtiöllä on erikseen työntekijät rakennuksen sisä- ja ulkopuolisiin töihin, siitäkin olisi siis hänen mukaansa hyvä informoida asukkaita taloyhtiön sisäisesti. 

– Sillä vältetään skismaa taloyhtiön ja huollon välillä.

Nurmikon leikkuu ja lumityöt yleisiä huolenaiheita

Tulevia kiinteistöalan ammattilaisia kouluttaessaan Mynttinen nostaa esille etenkin lämpöön, veteen ja ilmaan liittyviä asioita – ovathan ne tavallisesti taloyhtiöiden suurimpia kulueriä. 

– Ne ovat sellaisia, mitä ei saa koskaan unohtaa ja aliarvioida, hän painottaa.

Silti eniten palautetta annetaan tyypillisesti esimerkiksi lumitöistä ja nurmikonleikkuusta, vaikka niistä koituu taloyhtiölle vain vähän kriittisiä kustannuksia. 

Nurmikon leikkuu ja niin sanotut roskakierrokset ovat Mynttisen mukaan kesällä yleisimpiä valituksen aiheita, kun taas talvella nurinaa aiheuttavat lumityöt ja hiekoitus. Toisinaan tyytymättömyys johtuu kuitenkin vain virheellisistä odotuksista ja käsityksistä. 

– Taloyhtiössä pitäisi olla jonkinlainen tieto siitä, että aurat eivät tule ensimmäisenä sinne, hän huomauttaa.

Aurauskoneita ei suinkaan riitä samalla kertaa joka pihaan, vaan niillä on hoidettavanaan tietty alue, jota ne myös auraavat tietyssä järjestyksessä. Mynttinen kertoo kulkuväylien olevan aurauksessa aina ykkösprioriteetti, ja myös niin sanotuilla käsimiehillä on omat työnsä ja työjärjestyksensä. 

Jos taloyhtiössä oletetaan, että piha on oitis aurattu, olipa lunta pyryttänyt sitten yöllä tai päivällä, mutta samalla aurauksesta ei saisi koitua asukkaille minkäänlaista vaivaa, pettymyksen todennäköisyys onkin suuri.

Säännöllinen yhteydenpito edistää tyytyväisyyttä

Taloyhtiön ja kiinteistöhuollon välisellä viestinnällä voi olla suuri vaikutus siihen, miten tyytyväisiä taloyhtiön asukkaat ovat huoltoyhtiönsä toimintaan. 

Toimiessaan alalla esimiesasemassa Mynttisellä oli tapana pitää neljä kertaa vuodessa eräänlainen kehityskokous, johon osallistui myös isännöitsijä ja taloyhtiön edustajia. Pelkästään vuosittaista läsnäoloa yhtiökokouksessa hän ei pidä riittävänä, vaan kiinteistöhuollon tulisi käydä toimintaansa läpi taloyhtiön kanssa tasaisin väliajon. 

– Se auttaisi varmasti siinä kiinteistöhuollossa, eikä tulisi tarvetta kilpailuttaa sitä uusiksi. 

Mynttinen huomauttaa, että usein kilpailuttamisen taustalla on halu puristaa kiinteistönhoidon hintaa alemmaksi, vaikka taloyhtiö olisikin ollut huoltoyhtiöönsä tyytyväinen. Kiinteistöhuollon kilpailuttaminen pelkän kilpailuttamisen vuoksi ei hänen mielestään kuitenkaan edesauta kiinteistöä. 

Huoltoyhtiö, joka tuntee kohteensa jo pidemmältä ajalta ja tietää kiinteistön heikot kohdat, pystyy Mynttisen arvion mukaan saamaan taloyhtiölle myös euromääräisesti enemmän hyötyä – ja parantaa yleistä tyytyväisyyttä kiinteistöhuoltoa kohtaan. Tähän yhteydenpidon tulisikin tähdätä. 

– Juuri se on niiden kehityskeskustelujen aihetta; asiakastyytyväisyys ja uudet ideat, millä voitaisiin saada vaikka pieniä säästöjä. 

Kehittyvä talotekniikka edellyttää osaamisen päivitystä

Kiinteistöhuollon tehtävät ovat jossain määrin muuttuneet viime vuosien aikana. Mynttinen toteaa alalle tulevan jatkuvasti uutta tekniikkaa, josta kokeneenkin kiinteistönhoitajan olisi hyvä pysyä ajan tasalla.

– Taloautomaatiota tulee ja sitä myös uusitaan koko ajan, vanhoja järjestelmiä pois ja uusia tilalle.

Hän muistuttaa lämmityksen ja ilmanvaihdon olevan niistä taloyhtiön kannalta kaikkein kalleimmat osiot. 

– Ne on ne isoimmat kuluerät. Ei se nurmikonleikkuu ja auraus ole iso kulu, vaan lämmitys ja ilmastointi.

Jos kiinteistönhoitaja ei ole kehittyvän talotekniikan osalta ajan hermolla, taloyhtiö ei kuitenkaan saa järjestelmistään välttämättä täyttä hyötyä irti. Niiden käytön ja hyödyntämisen opettelu kuuluu siis olennaisesti kiinteistönhoidon tehtäviin. 

Talotekniikan optimointi ei ole kuitenkaan mitään avaruustekniikkaa, Mynttinen muistuttaa. Alan yrityksille on nykyisin tarjolla räätälöityjä täsmäkoulutuksia talotekniikan osalta. Hän kehottaa vanhojakin kiinteistönhoitajia kouluttautumaan tarpeen mukaan lisää. l

Teksti: Mari Pihlajaniemi
Kuva: Freepik