Kuva: Pauli Seppälä

Jos lumityöt eivät sisälly kiinteistöpalvelusopimukseen, erillislaskutus voi käydä kalliiksi.
Halvimman kiinteistöpalvelutarjouksen valitseminen saattaa osoittautua kalliiksi ratkaisuksi. Sen sisältö on usein olematon, jolloin ”säästäminen” iskee takaisin kalliina lisätöinä. Kunnollisella tarjouspyynnöllä vältetään tämä sudenkuoppa ja saadaan vertailukelpoisia tarjouksia.

Valitettavan yleinen kardinaalivirhe kiinteistöpalveluiden ostossa on kyvyttömyys erottaa halpa hinta ja edullinen tarjous toisistaan. Tähän ansaan langetaan, kun valitaan hinnaltaan halvin peruspaketti, joka ei tosiasiassa sisällä käytännössä mitään ja johtaa suureen määrään erikseen veloitettavia lisätöitä.

– Huono tarjouspyyntö ruokkii tällaista käyttäytymistä. Silloin palveluntuottaja tekee mahdollisimman ohuen sopimuksen ja suurin osa töistä on ylimääräistä laskutettavaa, kertoo aluepäällikkö Antti Niitynpää ISS Palvelut Oy:stä.

Pahimmillaan toimintamalli johtaa tragikoomiseen oravanpyörään. Taloyhtiö on valinnut hinnan perusteella suppeimman sopimuksen ja kuvittelee ostaneensa kaiken tarvitsemansa. Sitten huomataan, ettei talossa tehdä murto-osaa siitä, mikä olisi tarpeen.

– Tässä vaiheessa todetaan palveluntarjoajalle, että ettehän te tee mitään, mitä pitäisi. Urakka lähtee kilpailutukseen ja taaskaan tarjouspyynnössä ei ole määritelty tarpeellista sisältöä, vaan jälleen valitaan halvin, ihmettelee Niitynpää.

Heikko tarjouspyyntö kielii heikosta johtamisesta

Niitynpään mukaan kiinteistöpalveluiden ostajan on tärkeintä selvittää itselleen, mitä haluaa ostaa. Yhtä olennaista on viestiä nämä asiat selkeästi tarjouspyynnössä.

Hän kertoo kopioineensa huonoimman koskaan saamansa tarjouspyynnön varoittavaksi esimerkiksi.

– Siinä on mainittu asunto-osakeyhtiön nimi, pyydetty tarjousta siivous- ja kiinteistönhoitotehtävistä sekä pyydetty sanomaan, mitä hinta sisältää. Ei mitään muuta. Se ei kelpaisi tarjouspyynnön etusivuksi, naurahtaa Niitynpää.

Jos tarjouspyyntö on näin murheellisella tasolla, palveluntarjoaja ei usein tee tarjousta ensinkään. Niitynpään mukaan korkeintaan annetaan aiemman palvelusisällön mukainen tarjous silloin, kun tarjousta pyytää vanha asiakas.

Heikkolaatuinen tarjouspyyntö kielii kiinteistön heikosta johtamisesta.

– Ongelma on, että jos tarjouksen pyytäjä ei pysty tekemään tuon parempaa tarjouspyyntöä, ei hän silloin pysty vertailemaan tarjouksiakaan. Valinta perustuu täysin intuitioon eikä sillä ole mitään tekemistä oikean päätöksenteon kanssa.

Tarjouspyynnöt ovat parantuneet

Kalliiksi käyvä ylisäästäminen on lähinnä maallikkovoimin johdettavien kiinteistöjen ongelma. Jotkin suuret kiinteistönomistajat ovat menneet toiseen ääripäähän ja listanneet työsisällön poikkeuksellisen yksityiskohtaisesti.

– Kaikki työt ja poikkeuksen poikkeuksetkin on määritelty sisältymän sopimukseen. Silloin tarjouksen laskeminen käy haasteelliseksi, koska poikkeuksista pitäisi tietää useamman vuoden trendi

Niitynpää arvioi tarjouspyyntöjen menneen parempaan suuntaan huimasti erityisesti julkisella puolella. Sisällöt ovat tarkentuneet, koska kilpailutusta koskeva lainsäädäntö on tähän pakottanut.

Keskimäärin parhaat tarjouspyynnöt tulevat isoilta ketjuilta, mutta myös pienet toimijat ovat kohentaneet tasoaan.

– Huoltokirjojen mukaantulon myötä pienetkin asunto-osakeyhtiöt ja isännöitsijät ovat pystyneet tarkentamaan tarjouspyyntöään, koska sen kautta saa selkeän tehtäväluettelon.

Tietokone laskee tarjouksen

Pari vuotta sitten julkaistu KiinteistöRYL on helpottanut laadun jakamista alkeisosiinsa. Tämän vuoksi sitä osataan myös pyytää entistä enemmän.

– Julkisen sektorin tarjouspyynnöissä silmiini on tullut enemmän sellaisia, joissa hinnan paino on 40 prosenttia ja laadun 60 prosenttia kuin päinvastoin, tiivistää Niitynpää epätieteellisen näppituntumansa.

Hän kertoo, että ISS:n tarjoukset perustuvat nykyisin tietokoneohjelman tekemään laskelmaan. Hinnoittelua voidaan miettiä tapauskohtaisesti, mutta ohjelmallinen laskenta antaa varsin tarkan perusraamin.

– Järjestelmä laskee pinta-alan, sijainnin ja muiden muuttujien perusteella työajat ja määrittelee hinnan varsin pitkälle. Uskomme siihen, että se on tehtävä, mitä on sovittu, ja tarjouksen on mahdollistettava tämä.

Sopimus ei valmistu koskaan

Sopimuksen syntymisen jälkeen varmin tapa saada asiat menemään päin honkia on ajatella, että nyt kiinteistöpalveluasiat voi taloyhtiössä unohtaa. Tavallaan sopimus ei ole milloinkaan valmis, vaan sisällön pitää elää jatkuvasti – tai olla ainakin valmiustilassa. Yhteistyötä on vaalittava tilaajan ja toimittajan säännöllisellä yhteydenpidolla.

– On tehtävä selkeät pelisäännöt, miten laatua mitataan, mitkä ovat yhteistyön tavoitteet ja miten palaute ja vikailmoitukset kerätään, mihin ne kirjataan, ohjaako työtä huoltokirja vai mikä ja niin edelleen. Huonoin tapa toimia on tehdä sopimus, ottaa laskut vastaan ja todeta kolmen vuoden kuluttua yllättäen, että ette ole tehneet, mitä on sovittu, sopimus irtisanotaan.

Suuri osa ihmisten välisistä ongelmista johtuu kommunikaation puutteesta. Tämä nyrkkisääntö pätee myös kiinteistöpalveluihin.