Kun taloyhtiö ryhtyy ostamaan itselleen isännöintipalveluja, sen on tärkeää määritellä tarpeensa selkeästi saadakseen vertailukelpoisia tarjouksia. Tyytyväisyys on todennäköisempää, kun sekä taloyhtiö että isännöintiyritys ymmärtävät, mistä on sovittu, ja molemmat toimivat reilujen pelisääntöjen mukaisesti.

Hyvä isännöitsijä on taloyhtiön luottokumppani. 

Kun Kilpailu- ja kuluttajavirasto (KKV) nosti viime vuonna esille isännöintialalla havaitsemansa kartellin, asiasta nousikin kohu, joka sai monet taloyhtiö puntaroimaan isännöintipalvelujen hankkimista uudelleen.

Kiinteistöliiton yhteysjohtaja Timo Tossavainen toteaa KKV:n viimevuotisen tutkintatuloksen olleen raadollista luettavaa. 

– Kyllähän se julkistus säikäytti taloyhtiöt takajaloilleen ja sai ne vähän terhakoitumaan asiassa, hän sanoo, mutta muistuttaa asian olevan parhaillaan vielä markkinaoikeuden käsittelyssä. Kun ratkaisu valmistuu, selviää, onko tuomioistuimen mukaan kyseessä kartelli vai ei.

Osa taloyhtiöistä reagoi silti kohuun hyvin nopeasti ja ryhtyi saman tien hankkimaan itselleen uutta isännöintiyritystä. Tossavainen kertoo kuulleensa muutamilta isännöitsijältä, etteivät nämä olleet saaneet koskaan niin paljon tarjouspyyntöjä kuin tuolloin. 

Hän on kuitenkin huolestunut nopeudesta, jolla eräät taloyhtiöt tuossa tilanteessa tarjouspyyntöjä lähettivät. Jos taloyhtiö haluaa varmistaa saavansa hyvän isännöitsijän, jonka palvelut ovat sille oikeasti hyödyllisiä, ennen tarjouspyynnön lähettämistä tulisi hänen mukaansa pohtia tarkoin, mitä tarvitaan ja mistä isännöintitehtävistä tarjousta edes pyydetään.

Taloyhtiön tarpeet selväksi tarjouspyyntöä varten

Tossavainen on kouluttanut taloyhtiöitä isännöinnin ostamisesta eri puolella Suomea. Hän kertoo korostavansa koulutuksissa juuri huolellisen tarjouspyynnön tekemisen ja isännöintitehtäväluettelon käyttämisen merkitystä.

– Isännöinti on palvelua, jota ei ole laissa laajasti määritelty, vaan jonka sisällöstä sovitaan nimenomaan isännöintisopimuksessa. Siinä vaaditaan hyvää harkintaa ostajan ja maksajan puolelta. 

Isännöintitehtävät määritellään isännöintisopimuksessa taloyhtiön ja isännöintiyrityksen kesken. Siksi taloyhtiön tulisi käydä huolellisesti läpi, mitä tehtäviä se haluaa sopimukseen sisällyttää. 

Tossavaisen mukaan hyvänä apuna tässä on Asunto-osakeyhtiön isännöintitehtäväluettelo, johon on lueteltu ja ryhmitelty mahdollisia isännöintitehtäviä eri kokonaisuuksiin. 

– Luetteloa läpikäymällä taloyhtiön hallitus saa käsityksen siitä, mitä tehtäviä isännöitsijältä voi ylipäätään ostaa, ja voi miettiä niitä sitten omalta kannaltaan. 

Aivan aluksi taloyhtiön on pohdittava, mitä isännöintitehtäviä se todellisuudessa tarvitsee ja mitä ei, ja millä tavalla se haluaa isännöitsijänsä niitä hoitavan. Juuri tuossa vaiheessa taloyhtiöllä on Tossavaisen mukaan suurin mahdollisuus vaikuttaa isännöintipalveluihinsa. 

– Taloyhtiön oman tahtotilan ja tavoitetilan määrittely on olennaisen tärkeää. Jos tuossa vaiheessa hätäillään, todennäköisyys sille, että taloyhtiö saa sellaista isännöintiä mitä haluaa, pienenee huomattavasti. 

Jos taloyhtiö ei ole määritellyt tarpeitaan riittävän selvästi, se saa tarjouksia, jotka on laadittu yritysten omista näkökulmista käsin. Niiden vertailu on hankalaa, ja taloyhtiö ajautuu helposti tekemään valinnan pelkästään hinnan eikä palvelujen perusteella.

Palvelujen osto suorahankintana tai kilpailuttamalla

Isännöinnin ostamiseen ole ei ole olemassa yhtä oikeaa menettelyä. Tossavainen kertoo, että ostaminen voidaan tehdä esimerkiksi suorahankintana, mikäli vaikkapa naapuritaloyhtiön isännöitsijä havaitaan erittäin hyväksi. Taloyhtiön hallitus voi olla tuolloin suoraan yhteydessä kyseiseen yrityksen ja ilmaista kiinnostuksensa isännöintipalvelujen hankkimisesta. 

– Se on aivan sallittua ja tuo joskus hyviäkin tuloksia, hän vakuuttaa. 

Yleisempi tapa ostaa isännöintipalveluja on kilpailutus. Taloyhtiö tekee tarjouspyynnön 5–6 ennakkoon valikoimalleen yritykselle, jotka toimivat alueella ja ovat sen oloisia ja kokoisia, että voisivat täyttää vaatimukset. 

Kilpailutusprosessia varten Tossavainen neuvoo taloyhtiön hallitusta aluksi miettimään, mikä vanhassa isännöinnissä on ollut toimivaa ja mihin halutaan saada muutosta. Muuten samoja virheitä päädytään helposti toistamaan uudelleen. 

Olennaista on myös harkita tarjouspyyntöjä ja niiden tehtäväsisältöä huolella ja laatia realistinen aikataulu isännöinnin hankkimiselle ja sopimuksen laatimiselle. Hätäily ei siis kannata. Kun tarjoukset ovat tulleet, Tossavainen neuvoo varaamaan kunnolla aikaa niiden läpikäymiseen.  

– Käydään huolella läpi, että ne ovat oikeasti tarjouspyynnön mukaisia ja sisältävät ne palvelut, mitä on haluttu, ja katsotaan mitä hintatasoja eri firmoilla on tarjouksissa mukana.

Tarjousten hintavertailu voi osoittautua hankalaksi

Eräs kilpailuttamisen kompastuskiviä ovat tarjoukset, jotka näyttävät edullisilta, mutta eivät todellisuudessa ole sitä. 

– Osa isännöintiyrityksistä pyrkii saamaan asiakkaita alhaisilla kuukausihinnoilla, jolloin tarjouksessa kuukausihinta laitetaan mahdollisimman edullisen näköiseksi, mutta erillisveloitusten puolelle kasataan enemmän palveluja ja korkeampia hintoja, Tossavainen varoittaa. 

Tarjouksia vertailtaessa kannattaa kiinnittää erityistä huomiota erillisveloituksiin, niiden hintoihin sekä miten paljon niitä taloyhtiössä vuoden aikana tarvitaan. 

– Sitä kautta pystyy laskemaan auki, paljon se isännöinti tulisi kokonaisuudessa maksamaan. 

Tossavaisen mukaan on olemassa esimerkkejä siitä, miten isännöintiyritys pyrkii saamaan taloyhtiön asiakkaakseen halvalla kuukausihinnalla, mutta kuukausihintaa nostetaankin sitten 2–3 vuoden aikana reippaasti vuosittain. Katetta otetaan myös erillisveloituksista. Alun halpa kuukausihinta voikin pitkällä aikavälillä osoittautua kalliiksi. 

Kiinteistöliitto tekee kolmen vuoden välein isännöinnin palkkiotutkimuksen, jossa on kartoitettu isännöinnin kuukausiveloitusten suuruutta sekä erillisveloitusten vaihtelua eri puolilla Suomea eri kokoisissa taloyhtiöissä. Tossavainen kertoo niissä olevan hurjia kirjavuuksia. Hän suosittelee taloyhtiöitä perehtymään palkkiotutkimukseen Kiinteistöliiton jäsensivuilla ja arvioimaan sen pohjalta saatujen tarjousten ja isännöintipalkkioiden hintahaitaria. 

– Jos joku on laittanut poikkeuksellisen alhaisen tai korkean euromäärän, voi kysyä, mistä se johtuu.

Sopimusneuvotteluissa käydään läpi yhteiset pelisäännöt

Vertailtuaan tarjouksia taloyhtiön hallitus valitsee isännöintiyrityksen, jonka kanssa se ryhtyy käymään sopimusneuvottelua. 

Tossavaisen mukaan neuvottelun tarkoitus on varmistaa, että molemmat osapuolet ovat ymmärtäneet tarjouspyyntöön ja tarjoukseen kirjatut asiat samalla tavalla, ne ovat yhteismitallisia eikä niihin ole jäänyt eroavaisuuksia tai ristiriitoja. Tarkoitus ei ole suinkaan vääntää siis enää isännöintipalvelujen hinnasta. 

– Tarvittaessa tarkennetaan asioita, ja jos tulee isoja muutoksia, voi toki tulla muutoksia hintoihin.

Jos neuvotteluista päästään yhteisymmärrykseen, taloyhtiön kannattaa hänen mukaansa sopimusta tehdessään vielä muistaa, ettei ikuisia sopimuksia ole olemassa. Isännöintisopimuksessa on hyvä sopia myös siitä, miten sopimuksen päättyessä toimitaan. 

Olennaista tässä on esimerkiksi sopimuksen irtisanomisaika. Tossavaisen mukaan tavallisesti se on noin kolme kuukautta, mutta sovittaessa se voi olla myös pidempi, jopa 24 kuukautta. Hän suosittelee pitämään irtisanomisajan kuitenkin kolmen kuukauden tietämillä. 

– Jos isännöitsijän vaihto tulee eteen, taloyhtiöllä ei ole hyvät oltavat, jos irtisanomisaika on kestoltaan hirveän pitkä.

Tietojen omistusoikeudesta sovittava erikseen 

Irtisanomisajan ohella toinen tärkeä sovittava asia on tietojen omistusoikeus. Sen merkitys on Tossavaisen mukaan nykyaikana korostunut. 

– Menneinä vuosikymmeninä siitä ei ole ollut paljon epäselvyyttä, kun tiedot olivat mapeissa ja papereilla, hän kertoo. 

Tiedot siirtyivät siis vanhalta isännöitsijältä uudelle melko suoraviivaisesti. Nykyisin tieto on kuitenkin usein mappien sijaan tietojärjestelmissä, ja samalla niiden siirto on alkanut takkuilla.

Tossavaisen mukaan valitettavan usein taloyhtiön tietoja on vaikeaa saada entiseltä isännöintiyritykseltä järjellisessä muodossa. Osa yrityksistä hankaloittaa taloyhtiön siirtymistä uuden isännöitsijän hoteisiin ja tämän työn aloittamista. 

– Ei luovuteta tietoja, vaaditaan maksua tietojen luovuttamisesta tai koetaan, että ne tiedotkin ovat jotenkin isännöintiyrityksen omaisuutta. 

Isännöintisopimuksessa olisikin hyvä sopia myös siitä, mitä tietoja vanha isännöintiyritys luovuttaa uudelle sopimuksen päättyessä – ja millä tavalla. Tossavainen mainitsee pääkaupunkiseudulta esimerkin, jossa taloyhtiö ja isännöintiyritys olivat jo sopineet, että tiedot luovutetaan sähköisessä muodossa. Sopimus ei kuitenkaan eritellyt tarkemmin, millaisesta sähköisestä muodosta oli kyse.

– Suivaantunut isännöitsijä otti kännykkäkameralla kuvia taloyhtiön tiedoista ja antoi ne muistitikulla uudelle isännöitsijälle. Se ei ollut muuta kuin kiusantekoa.

Tarjouspyyntö sopimuksen liitteenä selventää asioita

Isännöintisopimuksessa on tärkeää mainita, että sopimuksessa noudatetaan isännöintialan yleisiä sopimusehtoja (ISE 2007) ja myös listata kaikki olennaiset liitteet. Tossavainen neuvoo kiinnittämään huomiota etenkin liitteiden pätevyysjärjestykseen. 

– Jos liitteissä on eri tavalla mainintoja samoista asioista, kirjataan auki, mitä noudatetaan suhteessa johonkin toiseen asiakirjaan.

Mikäli jokin seikka on esimerkiksi ilmaistu eri tavalla tarjouspyynnössä ja tarjouksessa, on tärkeää, että tarjouspyyntö on niistä korkeammalla tärkeysjärjestyksessä – ilmaiseehan se taloyhtiön oman tahtotilan isännöintipalvelujen osalta. Tossavainen kertoo Kiinteistöliiton kuitenkin havainneen tutkimuksissaan, että yllättävän suuressa osassa isännöintisopimuksia tarjouspyyntö ei ole edes mukana liitteenä.

– On tärkeää, että se on mukana ja huolella laadittu. Jos ollaan eri mieltä, kuuluuko joku asia isännöitsijän hoidettavaksi ja kuuluuko siitä maksaa erikseen, käydään läpi sopimuksen liitteitä, hän sanoo.

– Kun erillisveloitusten osuus on lisääntynyt, tavallista enemmän on kahnaustilanteita, että kuuluuko joku maksu sinne erillisveloituksiin vai ei. 

Tossavainen muistuttaa, että taloyhtiön hallituksella olisi myös hyvä olla reaaliaikainen näkymä taloyhtiön maksuliikenteeseen ja siihen, mitä suorituksia taloyhtiön tililtä lähtee ja mitä sinne tulee. Hän kehottaa kiinnittämään huomiota siihen, miten isännöintiyrityksen omat veloitukset kulkevat taloyhtiössä: onko isännöitsijälle maksettavissa poikkeavissa erillisveloituksissa jokin sovittu hyväksymismenettely ennen maksua – vai tekeekö isännöitsijä itse laskun, hyväksyy ja jopa maksaa sen itselleen taloyhtiön puolesta.

Isännöintisopimuksen sisältöä hyvä kerrata vuosittain

Isännöintipalveluja hankittaessa ei kannata maalata liikaa piruja seinille, mutta olla realistinen siitä, mitä voi tapahtua, toteaa Tossavainen. Hän muistuttaa avoimuuden ja läpinäkyvyyden lisäävän luottamusta sopijakumppaneiden kesken ja poistavan turhaa epäluuloa. Riitoja voidaan välttää sopimalla selkeät pelisäännöt ja toimimalla niiden mukaan. 

Taloyhtiön hallitus ja isännöitsijä tapaavat useita kertoja vuodessa. Tossavainen suositteleekin käymään ainakin kerran vuodessa hallituksen kokouksessa läpi, mitä isännöintisopimukseen on kirjattu. 

– Silloin sekä hallitus ja isännöitsijä pysyvät perillä siitä, mitä on sovittu, ja kun hallitus vaihtuu, uusi hallituskin on tietoinen, mitä sopimukseen kuuluu ja mitä ei. 

Samalla varmistetaan, että isännöintisopimus pysyy ajan tasalla. Jos ajan myötä on ilmennyt, ettei jotain sopimukseen kirjattua tehtävää tarvitakaan hoidettavaksi, tai uusia tehtäviä asioita on noussut esille, niitä voidaan poistaa tai lisätä sopimukseen ja tarkistaa palvelun hintaa sen mukaisesti. 

Isännöintiyrityksen valintaan vaikuttaa monta tekijää

Isännöintiyritystä valitessa Timo Tossavainen kehottaa tarkastelemaan, millainen maine yrityksellä alueella on. Monet tekijät riippuvat hänen mukaansa kuitenkin taloyhtiön omista mieltymyksistä: kaivataanko digitaalisia palveluita vai mappi ja kynä –tyylistä toimintaa, halutaanko yrityksen kokoa painottaa valinnassa jollain tavalla, koetaanko paremmaksi kenties valtakunnallinen vai yhden hengen yritys? 

– Vai halutaanko valita yritys, joka on paikallinen toimija, mutta jolla on kuitenkin useampi isännöitsijä töissä? Näin esimerkiksi sairaustapauksissa tai loma-aikoina on joku, joka voi hoitaa tuurauksen, hän esittää vaihtoehtona.

Taloyhtiön on mietittävä myös sitä, haluaako se isännöintiyrityksensä olevan ISA-auktorisoitu, jolloin yrityksen prosessit ja osaaminen ovat ulkopuolisen tahon tarkastamia. 

– Siihen sisältyy myös valvontamenettely, eli taloyhtiö voi tehdä kantelun, jos on tyytymätön isännöintipalveluun tai jos asiat eivät suju kuten pitäisi. 

Myös itse isännöitsijän osaamisella on suuri merkitys. Tossavainen toteaa, ettei lainsäädäntö aseta ammattilaisisännöitsijöille juuri minkäänlaisia vaatimuksia. On siis aivan taloyhtiön hallituksen vastuulla, millaista osaamista he isännöitsijältään vaativat ja edellytetäänkö tältä esimerkiksi isännöintialan tutkintoa.

– Onko pohjakoulutuksella merkitystä, haluaako taloyhtiö painottaa, että isännöitsijällä on taloudellisen tai teknisen puolen koulutusta ja onko tärkeää, että koulutus on tietyltä koulutusasteelta, hän luettelee. 

Isännöitsijän työkokemuksella ja taloyhtiön tilanteella on Tossavaisen mukaan oma merkityksensä: onko kyseessä esimerkiksi vastavalmistunut uudistalo tai 15–20-vuotias rakennus, jonka ”lastentaudit” ovat jo takana eikä suuria remontteja vielä näköpiirissä, jolloin isännöitsijä selviää kenties pienemmällä kuormalla ja osaamisella? 

Henkilökemiallakin on väliä. Jotta yhteistyö taloyhtiön hallituksen ja isännöitsijän välillä toimisi, toimintatapojen on kohdattava – ainakin kohtuudella. 

– Sen takia isännöitsijän valintatilanteessa on erittäin tärkeää, että taloyhtiö tapaa ja haastattelee sen henkilön, jota tulisi isännöintiä hoitamaan, Tossavainen painottaa. Isännöintisopimukseen tulisi hänen mukaansa myös kirjata selkeät pykälät isännöitsijän vaihtumisesta, ja että uudenkin henkilöisännöitsijän on oltava taloyhtiön hallituksen ennakkoon hyväksymä, jos alkuperäinen syystä tai toisesta vaihtaa toisiin tehtäviin. 

Teksti: Mari Pihlajaniemi
Kuva: Freepik