Kuva: mCasting Oy ja Pauli Seppälä

Asukastelevisioon voidaan laittaa luettavaksi asumisoppaita ja muuta kiinteistöä koskevaa tietoa, joka on helppo pitää aina ajantasaisena.

Elämme Suomessa, tuossa Nokia-ihmeen maassa. Mutta miten täällä uusien viestintäteknologioiden Eldoradossa on hoidettu taloyhtiöiden asukasviestintä? Tyypillisesti se nojaa kahteen asiaan: 1) siihen, että isännöitsijä vastaa puhelimeen, jos siihen soitetaan ja 2) ilmoitustaululla roikkuviin, muutaman vuoden ikäisiin lähiöpizzerian mainoksiin.

Viestintäteknologia on kehittynyt parina viimeisimpänä vuosikymmenenä hurjasti. Taloyhtiössä voitaisiin suhteellisen pienellä panostuksella hyödyntää lähes jokaisessa taloudessa olevia päätelaitteita, televisiota ja tietokonetta.

Tästä huolimatta monen taloyhtiön viestintä on takapajuisella tasolla sekä tekniikan että sisällöntuotannon näkökulmasta. Jokainen Kiinteistöliiton jäsentaloyhtiö olisi oikeutettu omiin kotisivuihin taloyhtio.fi-palvelussa, mutta haku toisensa jälkeen sivusto tarjoaa samaa viestiä: ”Yhtiöön ei ole vielä perustettu sivustoa. Haluatko perustaa sivuston ja ryhtyä yhtiön sivuston ylläpitäjäksi?”

Yli 200 asuintaloa omistavassa Kruunuasunnot Oy:ssä on huomattu, että puutteellinen viestintä muistuttaa itsestään erityisesti suurten saneerausten melskeissä. Tällöin asukkaiden arkinen elämä järkkyy ja he tarvitsevat tietoa poikkeusjärjestelyistä.

– Asukkaiden tyypillinen kommentti on, että isännöitsijää ei saa koskaan kiinni. Palautteen määrä kasvaa vielä silloin, kun talossa tapahtuu jotain poikkeuksellista, vaikkapa peruskorjausta. Tiedottaminen on usein yksittäistiedottamista, pahimmillaan satunnaistiedottamista. Tiedotetaan vain silloin, kun siihen on erittäin pakottava tarve. Usein tällöin on kyse negatiivisesta asiasta kuten putkirikosta, sanoo toimitusjohtaja Reijo Savolainen.

Yksittäistiedottamisesta viestintäjärjestelmään

Kruunuasunnot on ottanut tavoitteekseen siirtyä yksittäistiedottamisesta strategiatasolla pohdittuun viestintäjärjestelmään. Tekniikan osalta tämä on tarkoittanut kolmen uuden viestintäkanavan käyttöönottoa. Ne ovat internetin asukassivut, talokohtainen asukas-tv-kanava Kruunu-tv sekä porraskäytävänäyttö.

Kruunu-tv lanseerattiin vuonna 2006. Kanavalla pyörii karuselli-tyylisesti taloa koskevia ajankohtaistiedotteita. Lisäksi kanavaan kuuluu teksti-tv, johon voidaan säilöä helposti käytettäviksi talon järjestyssäännöt ja huolto-, asumis- sekä jätehuolto-oppaita. Päivitys sujuu vaivatta internetin kautta, joten sisältö on helppo pitää ajantasaisena.

Aluksi isännöitsijät suhtautuivat tv-kanavaan penseästi. Sen nähtiin tuovan mukanaan vain ylimääräistä työtä. Myynti- ja palvelujohtaja Tiina Määttä Kruunuasuntojen asukas-tv- ja porraskäytävänäyttöratkaisut kehittäneestä mCasting Oy:stä kertoo, että kun asukas-tv-palveluja alettiin markkinoida voimakkaasti nelisen vuotta sitten, isännöitsijät kysyivät, mitä laitteilla on tarkoitus tehdä – mistä muka pitäisi tiedottaa?

– Silloin messuilla käveltiin ohi juuri vilkaisematta, mutta vuosien mittaan on ruvettu pysähtymään, kertoo Määttä.

Talon oma tv-kanava

Asukas-tv ei edellytä teknisiä muutoksia asuntoihin. Taloyhtiön antennijakamoon asennetaan serveri, joka moduloi kuvan talon antenniverkkoon joko analogisesti tai digitaalisesti. Serveri viritetään lähettämään kanavaa sopivalla vapaalla kanavapaikalla. Huoneistoissa ei tarvitse tehdä muuta kuin virittää televisio kyseiselle taajuudelle. Kyse on samanlaisesta operaatiosta kuin minkä tahansa uuden kanavan ilmestyessä talon tarjontaan.

Asukas-tv:ssä on tähän asti välitetty tekstipohjaista informaatiota. Video-ominaisuus on kehitteillä parhaillaan. Sen avulla asukas-tv:ssä voidaan esittää putkiremontin yhteydessä mallikylpyhuoneita asukkaiden päätöksenteon helpottamiseksi. Tai vaikka esittää talon omaa harrastajateatteria. On lopulta vain käyttäjien luovuudesta kiinni, mitä kanavalla esitetään.

Määttä heittää mielenkiintoisen tulevaisuudenvision siitä, miten paikallinen lähikauppa voisi olla kiinnostunut ilmoittamaan taloyhtiökanavalla päivän tarjouksista. Näin nelisen tuhatta euroa taloa kohti maksava tv-kanava voisi paitsi maksaa itseään takaisin, olla pitkällä tähtäimellä jopa sijoitus.

– Ei saa kuitenkaan unohtaa, että tällaista materiaalia saa olla vain vähän ja sen on liityttävä omaan lähiympäristöön. Asukkaat eivät halua uutta ostoskanavaa, huomauttaa Määttä.

Sähköinen ilmoitustaulu on vaikea ohittaa

Tuorein Kruunuasuntojen käyttöön ottama viestintäkanava on porraskäytävänäyttö. Sellaiset on asennettu noin 60 porraskäytävään 25 yhtiössä perusparannushankkeen yhteydessä.

Talon ala-aulassa sijaitseva näyttö on tavallaan perinteisen ilmoitustaulun sähköinen versio. Sillä välitettävä informaatio on ytimekästä, otsikkotasolla liikkuvaa. Usein mukana on kehotus tutustua yksityiskohtiin tarkemmin asukas-tv:ssä tai asukassivuilla.

Porraskäytävänäytön vahvuus on, että se osuu silmään aina taloon sisään tai ulos kuljettaessa. Kruunuasunnoissa lisähoukuttimeksi ruudulle on lisätty Ilmatieteen laitoksen paikallissäätiedote sekä YLEn paikallisuutiset. Tämä aktivoi asukkaita entisestään vilkaisemaan taulua aina ohi kuljettaessa.

– Porraskäytävänäytöstä on tullut positiivista palautetta tulvimalla. Se on ohittamattomalla paikalla ja jos sillä kerrotaan jotain tärkeää, tiedolta ei voi välttyä, sanoo Savolainen.

Kruunuasuntojen ohella asukas-tv ja porraskäytävänäyttö ovat käytössä jo muun muassa Isännöitsijäkonttori Oy:n isännöimässä Vuosaaren tornitalossa eli As Oy Helsingin Cirruksessa, Suomen korkeimmassa asuinrakennuksessa.

Yksinkertainen käyttö elinehto

Tietojen päivittäminen niin asukas-tv:hen kuin porraskäytävänäytöillekin hoituu internetin kautta. Tarvittaessa tiedote menee samalla kertaa myös internet-sivuille. Työ voidaan tehdä varta vasten tarkoitusta varten kehitetyllä julkaisuohjelmalla, mutta se käy myös markkinoiden yleisimmällä kiinteistötietojärjestelmällä, Tampuurilla.

– Julkaisujärjestelmää on kehitetty isännöitsijöiden kanssa niin, ettei tiedottaminen jää teknisestä kikkailusta kiinni. Yksinkertainen ja helppo julkaisujärjestelmä on elinehto sille, että lähdetään ylipäätään tiedottamaan, sanoo Määttä.

Ajan mittaan niiltä isännöitsijöiltä, jotka olivat alun perin epäileviä tuomaita, on alkanut tulla palautetta siitä, miten asukkaiden puhelinsoitot ovat vähentyneet. Asukkaat ovat löytäneet uusia kanavia etsiä vastauksia kysymyksiinsä.

Sähköiset viestimet helpottavat elämää myös lyhyellä tähtäimellä. Jos määrätty tiedote halutaan toimittaa vaikkapa yhdeksään taloon, se on tulostettava ja juoksutettava noin kolmeenkymmeneen rappuun. Kun käytössä on sähköiset kanavat ja niiden käyttöä helpottava julkaisujärjestelmä, tiedote siirtyy tarvittaessa niin internetiin, asukas-tv:hen kuin porraskäytävänäyttöönkin yhdellä hiiren klikkauksella.

Elävää kanavaa seurataan

On tärkeää viedä muutosprosessi yli alkuvaikeuksien vaikka sitten hieman selästä tuuppien. Sisällöntuotanto on avainkysymys ja isännöitsijä avainhenkilö.

– Alku on usein tuskaista, mutta kun jaksaa tehdä työtä, improvisoida kivojakin uutisia ja miettiä asukastoimikunnan kanssa tapahtumia, pallo lähtee liikkeelle ja ihmiset oppivat käyttämään välineitä. Jos haraa vastaan, asukkaillekin tulee negatiivinen asenne ja he ajattelevat, ettei sieltä kanavalta saa muuta tietoa kuin vanhoja liputuspäiviä, pohtii Savolainen.

Uudistuminen vaatii keskeisiltä henkilöiltä uudenlaista suhtautumista viestintään. Jos ennen on vastattu, mikäli joku on aktivoitunut kysymään, nyt vaaditaan omaa aktiivisuutta.

Tärkeä osa viestintää on sen säännöllisyys. Se saa yleisön, siis asukkaat, pysymään kanavalla sekä kirjaimellisesti että kuvainnollisesti.

Muutos tarvitsee vastuunkantajia

Määtän mukaan yleisimmät vasta-argumentit sähköisiä järjestelmiä kohtaan liittyvät siihen, kuka tiedotusta hoitaa. Usein joku yksittäinen henkilö pelkää, että hänen hartioilleen lankeaa ylimääräinen työtaakka.

– Jos järjestelmä hankitaan, taloyhtiön johtohenkilöiden tulee sitoutua siihen. He ovat tiennäyttäjiä, jotka panostavat siihen, että kyseessä on kokonaan uusi toimintatapa. Jos kaikki jää yhden henkilön harteille, kokeilu epäonnistuu ja lippuja ja lappuja täytellään jatkossakin, toteaa Määttä.

Toimiva ratkaisu on vastuun hajauttaminen niin, että toteuttajia on useita ja samaan aikaan joku koordinoi kokonaisuutta. Käytännössä isännöitsijä on usein luontevin henkilö taloyhtiön viestintäkanavien ”päätoimittajaksi”.

Sisällöntuotantoon voi ottaa mukaan myös kiinteistöhuollon, jolla riittää asiaa pienkorjauksista ja hiekkojen poistosta autopaikkojen pesuihin. Jos huoltomiehelle soitetaan rikkinäisestä pihalampusta, hän voi tiedottaa sen vaihtamisesta ennen kuin kymmenen muuta asukasta ehtii soittaa samasta asiasta. Siivousliikkeellä taas on kerrottavaa vahauksista ja peruspesuista.

Tekniikka ei ole itseisarvo

Savolainen huomauttaa, että markkinoille tulleet uudet vimpaimet eivät ole itsessään syy viestintäjärjestelmän uudistamiseen. Tekniikka sinänsä ei tee autuaaksi vaan sen pitää palvella jotain tarkoitusta.

– Fyysisestä kontaktista eli kokoontumisista ei pitäisi missään nimessä luopua, sillä sosiaalinen kanssakäyminen on tärkeää. Mutta tekniikka antaa uusia mahdollisuuksia, sanoo Savolainen.

Monikanavaisuuden avulla voidaan tavoittaa monia erilaisia asukasryhmiä. Taloyhtiöissä vuosi vuodelta yleistyvä ongelma on, että uutta sukupolvea on vaikea saada osallistumaan vastuutehtäviin. Yksi sähköisiin kanaviin liittyvä mahdollisuus on tämän ryhmän aktivoiminen.

Jos taloyhtiön tikkakisoilla ei ole nuoren sosiaalisessa todellisuudessa mitään paikkaa, mutta hän on tietoverkoissa aktiivisesti sukkuloiva nörtti, taloyhtiön oma internet-foorumi saattaa imaista hänet mukaan taloyhtiöyhteisöön uudella tavalla.

Monet uudistukset valuvat yksittäisiin asunto-osakeyhtiöihin vuokrataloyhtiöiden kautta. Ammattimaiset kiinteistönomistajat ovat rohkeita tekemään uusia avauksia, pienet kerrostaloyhteisöt taas tekevät perässä sitä, mitä muut edellä.

– Uskon, että 5–10 vuoden kulutta meillä alkaa olla digitaalisia näyttöjä melkein jokaisessa porraskäytävässä, myös omistusasuntoyhtiöissä. Hinta putoaa ja ajattelutapa muuttuu, arvelee Savolainen.