Kilpailuttaminen ei koske vain urakoita. Taloyhtiöillä on myös palvelusopimuksia, joiden kilpailuttaminen saattaa tulla välillä mieleen. Milloin palvelusopimus olisi syytä kilpailuttaa ja mitä kilpailuttamisessa tulisi ottaa huomioon?

– Tästähän puhutaan aika paljonkin, mutta tähän on myös aika vaikea vastata. Kun taloyhtiö teettää pienemmänkin urakan, on selvää, että silloin kannattaa kilpailuttaa. Jos taas mietitään vaikka isännöintiä, kilpailuttaminen ei ole yhtä itsestään selvää. Isännöinnissä on kyse myös laadusta, yhteistyön toimivuudesta ja luottamuksesta, toteaa Kiinteistöliiton apulaispäälakimies Kristel Pynnönen.

Pelkän kilpailuttamisen takia ei pitäisi Pynnösen mukaan kilpailuttaa. Jos on hyvä voimassa oleva sopimus, johon ollaan tyytyväisiä, kannattaa miettiä, onko vaivan arvoista, että lähdettäisiin yhtäkkiä kilpailuttamaan.

– Jos kaikki on hyvin ja ollaan tyytyväisiä yhteistyöhön, ei mielestäni kannata lähteä väkisin kilpailuttamaan.

Pynnösen mukaan eri asia tietenkin on, jos sopimukseen olla tyytymättömiä. Kilpailuttamisen paikka voi olla myös silloin, kun ollaan sinänsä tyytyväisiä sopimukseen, mutta sopimuskumppanin puolelta tulee joka vuosi hinnankorotus.

– Luonteva kohta kilpailuttaa on, kun sopimuskumppani tekee hinnantarkistuksen, varsinkin, jos hinnantarkistukset ovat toistuvia. Silloin taloyhtiö voikin lähteä miettimään, voisiko meille löytyä joku muu palveluntarjoaja.

Kaikesta ei kannata tinkiä

Pelkkää hintaa ei kuitenkaan kannata Pynnösen mielestä ajatella.

– Tätä me yritämme meidän taloyhtiöillemmekin korostaa: älkää aina tuijottako pelkästään hintaa. Siinä käy helposti niin, että saadaan kyllä palvelua edullisemmin, mutta ollaan sitten tyytymättömiä palvelutasoon. Pitää myös miettiä sitä, mitä palvelusopimukseen sisältyy, kuinka usein meidän taloyhtiössämme käytäisiin esimerkiksi siivoamassa. Joku palveluntarjoaja voi pyytää siivouksesta korkeampaa hintaa, mutta antaa sen, mitä taloyhtiö tahtoo. Ylipäänsäkään, jos maksaa suppeimman mukaan, ei voi odottaa saavansa laajinta palvelua.

Palvelusopimuksiin liittyy Pynnösen mukaan myös muita asioita, joiden takia kilpailuttamiseen lähtemistä on syytä miettiä useammankin kerran.

– Kiinteistöhuollon kohdallahan tilanne on se, että vie aikaa, ennen kuin uusi kiinteistöhuolto oppii tuntemaan taloyhtiön. Jos on löydetty sopiva kumppani ja kaikki sujuu hyvin, on syytä harkita asiaa kunnolla. Isännöinnissä taas vaikuttavat muun muassa henkilökemia ja tämäntyyppiset asiat. Ruoho ei ole välttämättä vihreämpää aidan toisella puolella.

Pynnösen mukaan on ymmärrettävää, että kun asuminen kallistuu, taloyhtiöissä mietitään kaikkia kuluja. Pynnönen muistuttaa kuitenkin, että palvelut, kuten isännöinti ja talohuolto, eivät yleensä nosta taloyhtiön asumiskuluja mitenkään merkittävästi, vaan suuremmassa osassa ovat esimerkiksi kiinteistöverot ja vastaavat kulut.

Joitakin suppeampia palveluja voi kuitenkin kilpailuttaa vaikka joka vuosi. Pynnönen ottaa esimerkiksi talvikunnossapidon, jos sitä ei oteta taloyhtiöltä.

– Se voi hyvinkin olla jokavuotinen prosessi. Mennään talvi kerrallaan ja aina seuraavan vuoden alkusyksystä tehdään sopimuskumppanin haku aina uudestaan.

Mitä tarvitaan, mitä halutaan?

Joskus ongelmana voi olla, että voimassa oleva sopimus ei vastaa taloyhtiön tarpeita, se on joko on liian laaja tai suppea. Pynnösen mukaan tämä onkin yksi tyypillinen ongelma taloyhtiöissä, ja pätee ihan kaikkiin palvelusopimuksiin.

– Tarjouksia pyydetään pohtimatta, millaista palvelua taloyhtiössä halutaan ja tarvitaan. Tällöin sopimuskumppaniehdokkaille annetaan mahdollisuus tarjota mitä tahansa eikä taloyhtiössä kukaan välttämättä edes ymmärrä tarjouksen sisältöä. Se voi sisältää kaikenlaista, mitä taloyhtiö ei oikeasti tarvitse. Taloyhtiö voi joskus jopa maksaa palvelusta, jota se ei käytä lainkaan.

Kun taloyhtiö lähtee kilpailuttamaan sopimuksia, taloyhtiön pitäisi siis tietää, mitä se tarvitsee ja myös ilmaista se selkeästi tarjouksia pyytäessään.

– Jos taloyhtiö laittaa esimerkiksi isännöitsijäyrityksille pyynnön, että tehkää meille tarjous ilmaisematta, minkä laajuista isännöintiä taloyhtiössä halutaan ja tarvitaan, tarjousten vertaileminen voi olla todella hankalaa. Voi olla viisi erilaista tarjousta, jossa hinnat vaihtelevat hurjasti ja jossa on eri sisältöisiä palveluita. Isännöinnin palvelutarjouksissa on syytä kiinnittää huomiota myös siihen, mitä isännöinnin kiinteään palkkioon sisältyy ja mitkä palvelut ovat erillisesti ostettavissa.

Olemassa oleva tilanne on aina lähtökohta kilpailuttamiselle. Pynnösen mielestä olemassa olevat sopimukset voitaisiin arvioida vaikka joka vuosi, kun hallitus valitaan, ja tarkistaa, millaiset sopimukset taloyhtiöllä on tällä hetkellä ja vastaavatko ne taloyhtiön tarpeita. Taloyhtiön tarpeethan voivat muuttua vuosien myötä.

– Taloyhtiötkin vanhenevat ja esimerkiksi huoltotarpeet voivat kasvaa. Jos olemassa oleva sopimus ei vastaa nykyisiä tarpeita, niin silloin on aika lähteä kilpailuttamaan, jotta saadaan sen laajuista palvelua kuin tarvitaan. Jos nykyinen sopimus sen sijaan vastaa tarpeita ja on hinnaltaankin kilpailukykyinen, tarvetta kilpailuttamiselle ei ole. Mitään ”viiden vuoden välein pitäisi kilpailuttaa” -sääntöä ei taloyhtiössä ole järkevää noudattaa.

Vaikka sopimusten läpikäyminen joka vuosi hallituksen vaihtuessa voikin tuntua liialliselta, olisi se tärkeää siksi, että hallituksen jäsenet tietäisivät, mikä on sopimusten sisältö, mitä on tilattu ja pääsisivät siltä pohjalta arvioimaan sopimusten sisältöä.

Vakuutuksien kilpailutukseen vakuutusmeklari

Palvelusopimukset taloyhtiö voi kilpailuttaa itse, mutta vakuutuksia Pynnönen ei suosittele taloyhtiöitä kilpailuttamaan.

– Vakuutusmaailma on ihan oma maailmansa ja siinä on paljon omaa, erityistä lainsäädäntöä. Vakuutussopimuksia ei voi ollenkaan rinnastaa muihin sopimuksiin.

Pynnönen suositteleekin taloyhtiötä ottamaan itselleen vakuutusmeklarin. Vakuutusmeklari löytää taloyhtiölle vakuutuksen, joka sille sopii, ja seuraa muutenkin vakuutusasioita taloyhtiön puolesta.

– Jos taloyhtiössä tehdään esimerkiksi korjaushanke, on siksi aikaa otettava laajempi vakuutus, ja korjauksen jälkeen tietoja pitää muuttaa. Vakuutusmeklari osaa ammattilaisena hoitaa kaikissa tilanteissa vakuutusehdot, vakuutuksien sisällöt ja tarkistukset kuntoon.

Vakuutusmeklarin palvelun käytössä on Pynnösen mukaan myös se hyvä puoli, että taloyhtiölle vakuutusmeklarin käyttö ei itse asiassa maksa mitään, vaan vakuutusmeklarin palkkio vähennetään vakuutusyhtiön palkkiosta. Vakuutusyhtiöllekin on nimittäin etua, jos taloyhtiöllä on vakuutusmeklari, joka pystyy selvittämään asioita.

Teksti: Tiina Raatikainen
Kuva: Freepik