Laadukas ja kustannustehokas kiinteistöhuolto on varmasti jokaisen palvelua ostavan taloyhtiön toiveissa. Jotta yhtiölle saataisiin varmistettua mahdollisimman hyvä hoito, kannattaa kiinteistöhuollolle laatia kattavat palvelukuvaukset.

Kiinteistöhuoltopalveluiden hankinnan lähtökohtana on osata määritellä oikein se, millaista palvelua taloyhtiöön ollaan ostamassa ja mihin hintaan.

– Huolellisesti laadittu kiinteistöhuollon palvelu- tai tehtäväkuvaus on avain tähän, mutta toki taloyhtiöiden käytännöt kuvauksen laatimisen suhteen vaihtelevat, sanoo Kiinteistöliitto Kanta-Hämeen toiminnanjohtaja Hasse Renfeldt.

Hän kertoo, että joissain taloyhtiöissä voi olla 20 vuotta sitten tehtyjä tai jopa vanhempiakin kiinteistöhuoltosopimuksia, joissa lyhykäisimmillään on vain pari riviä: huoltoyhtiö ilmaisee hoitavansa taloyhtiön huoltotehtävät, ja kertoo työnsä kuukausittaisen veloituksen.

Kiinteistöhuollon palveluiden ostamisen malli on Renfeldtin mukaan kuitenkin muuttunut ajan saatossa.

– Nykyisin huollon tehtävät kuvataan tarkemmin tai laajemmin. Kiinteistöissä on myös enemmän talotekniikkaa, ja se on vaativampaa kuin ennen – sekin vaikuttaa kiinteistöhuollon palveluiden ostamiseen.

Vähintään turvallisuuteen liittyvät asiat kuvaukseen

Kattava ja huolellisesti laadittu kiinteistöhuollon palvelukuvaus on tarpeen niin huoltoa ensi kertaa hankkiessa kuin kilpailuttaessakin. Taloyhtiöstä voidaan laatia erilliset palvelukuvaukset esimerkiksi kiinteistön huoltotehtäviä, ulkoalueita ja siivousta varten.

Esimerkiksi tarjouspyyntöön ja kiinteistöhuoltosopimukseen liitettävässä palvelukuvauksessa on huomioitava erityisen tarkasti turvallisuus ja lakisääteiset asiat.

– Lain mukaan omistaja eli taloyhtiö muun muassa vastaa alueensa turvallisuudesta, eli esimerkiksi kattolumista ja jäistä sekä liukkaudentorjunnasta. Noiden asioiden hoitaminen siirretään sopimuksessa huoltoyhtiölle. Myös niin sanotut Tilaajavastuuasiat täytyy tarkastaa ja pitää huoli, että velvoitteet on hoidettu ja hoidetaan myös sopimuksen solmimisen jälkeen, Renfeldt avaa.

Suositus on, että kuvauksessa olisi kirjattu auki vähintään turvallisuuteen liittyvät asiat:

– Kattolumien ja -jäiden tarkkailu, sekä niiden pudotustarpeesta ilmoittaminen isännöitsijälle tai hallitukselle, ja tarvittaessa toimiin ryhtyminen vaaran välttämiseksi. Myös liukkauden torjunta tulisi käydä läpi kuvauksessa. Nämä ovat erityisen vastuun alaisia asioita; jos jokin vahinkotilanne tulee, katsotaan tarkasti, miten kyseiset asiat on kiinteistöhuollon sopimuksessa määritelty, kertoo Renfeldt.

Liika tarkkuus voi palvelukuvauksessa olla haitaksikin

– Mitä huolellisemmin palvelukuvaukset pohjustetaan ja käydään eri vaihtoehtoja läpi, sitä vähemmän tulee jatkossa ongelmia, Hasse Renfeldt toteaa.

Joissain asioissa liika tarkkuus voi tosin olla haitaksikin: esimerkiksi turhan tarkat lumirajat tai aikamääreet saattavat tarjouspyyntövaiheessa karsia palveluntarjoajia ja nostaa hintaa.

– Jos esimerkiksi lumitöille laitetaan kovin tarkat sentti- ja vasteaikamääritykset, urakoitsijat saattavat haistaa tulevia ongelmia ja jättää tarjoamatta. Liian tarkoiksi laaditut speksit ovat myös haasteellisia valvoa.

Palvelukuvaus ehkäisee myös hinnoittelun yllätyksiä

aloyhtiön hallituksen kannattaa osallistua palvelukuvauksen laatimiseen tai ainakin sen sisällön tarkistamiseen.

– Hallituksen osallistuminen palvelukuvauksen laatimiseen sekä sen sisällön tarkistamiseen riippuu siitä, onko taloyhtiöllä isännöitsijää vai ei, ja kuinka kokenut isännöitsijä on. Joka tapauksessa hallituksen on hyvä olla mukana vähintään määrittelemässä tarpeita ja käsittelemässä saatuja tarjouksia, sanoo Renfeldt.

Kun taloyhtiö tekee kattavan tehtäväluettelon huolellisesti, se ehkäisee myös yllätyksiä kiinteistöhuollon hinnoittelussa. Avaamalla ja erittelemällä tehtävät saadaan läpinäkyvyyttä palveluntarjoajien hinnoitteluun esimerkiksi lisäkulujen suhteen.

Kun palvelukuvaus on kunnossa ja tiedetään mitä huoltoyhtiöltä odotetaan, taloyhtiön on helpompi valvoa myös kiinteistöhuollon käytännön toteutusta.

– Osakkaat ja asukkaat vahtivat kiinteistöhuollon palveluita, samoin hallitus ja isännöitsijä. Vuosittaiset katselmukset ja kiinteistökierrokset sekä avoin vuoropuhelu pitävät molemmat sopijapuolet kartalla asioista, Renfeldt toteaa.

Kohteesta ja sopimuksesta riippuen kiinteistökatselmus tai -kierros kerran tai kaksi kertaa vuodessa on hyvä tapa kartoittaa tilannetta ja palvelun laatua. Katselmus kannattaa sopia viimeistään silloin, jos kiinteistöhuollossa ilmenee ongelmia.

Sopimusmuutoksista kesken kauden kannattaa kysyä

Ylipäätään Hasse Renfeldt suosittelee rakentavaa keskustelua ja molemmin puolin avointa kanssakäymistä taloyhtiön ja kiinteistöhuollon hyvän yhteistyön edistämiseksi.

– Jos kiinteistöhuollossa on ongelmia, ja asioita ruvetaan vain nyppimään, siitä ei sitten välttämättä päästä oikeille raiteille. Eli mieluummin asiallisesti keskustellen puututaan epäkohtiin ja siten pyritään saamaan asiat sujumaan. Renfeldt korostaa myös pitkäjänteisyyttä taloyhtiön palveluiden ostamisessa, oli kyse sitten kiinteistöhuollosta tai isännöinnistä.

Jos homma toimii ja palveluiden hinta on siedettävä, ei kannata kilpailuttaa vain kilpailuttamisen ilosta. Väärässä paikassa säästäminen voi myös kostautua.

– Palveluntarjoajan vaihtamisessa on se riski, että hiljaista tietoa häviää, tulee kompastelua ja takeltelua. Uudella toimijalla on aina myös opetteluaikansa kohteessa.

Kilpailuttamiselle ja huoltoyhtiön vaihtamiselle voi olla myös vaihtoehto: nykyisen palveluntuottajan kanssa kesken kauden tehtävät sopimusmuutokset saattavat tulla kyseeseen.

– Sopimusta voi mahdollisesti päivittää tehtävien tai hinnan suhteen. Eli yhdessä sopien nämä asiat ovat mahdollisia, joskus jopa suositeltavia, Renfeldt toteaa.

Jos taloyhtiölle tulee tunne siitä, että kiinteistöhuollosta maksetaan tasoon nähden raa’asti liikaa, tai huollon menoerä tuntuu liian suurelta, kannattaa avata keskustelu palveluntarjoajan kanssa. Samoin silloin, jos huoltoyhtiöltä jää tehtäviä pois, kannattaa selvittää, vaikuttaako tämä hintaan.

Joskus jopa ojasta allikkoon kilpailutuksessa

Mutta mikä on se kriittinen piste – mistä tietää, milloin taloyhtiön olisi aika kilpailuttaa kiinteistöhuollon palveluntuottaja?

– Jos koko ajan ollaan tyytymättömiä, eikä homma keskusteluista huolimatta toimi halutulla tavalla, vastaa Renfeldt.

– Jos taloyhtiön väki on sitä mieltä, ettei huolto tee asioita, joita sen pitäisi, silloinhan tilanne pistää miettimään palveluntarjoajan vaihtamista. Taloyhtiö on tosin iso yksikkö, jossa riittää mielipiteitä laidasta toiseen. Jos yksittäinen asukas sanoo, ettei huolto toimi, ei hallituksella ja isännöitsijällä välttämättä ole sama kuva. Mutta sitten kun hallitukselle tai isännöitsijälle vahvistuu sellainen käsitys, ettei homma pelaa, niin sitten kannattaa alkaa toimiin, Renfeldt jatkaa.

Kannattaa tiedostaa, että aina vaihtokaan ei ole tae paremmasta.

– Kokonaisuus ratkaisee. Tiedän, että joskus kilpailutuksessa on myös menty ojasta allikkoon, ja on jouduttu tekemään nopeita peliliikkeitä. Eihän se kivaa ole, mutta jos huomataan, että ei tämä toimikaan, on otettava uudelleen lusikka kauniiseen käteen ja mietittävä asioita toistamiseen.

Teksti: Saara Pakaslahti
Kuvat: Pixabay