Lukot kunnossa, avainturvallisuus rempallaan?

Kuva: Pauli Seppälä
Lukot_Kunnossa
Avaimien sanotaan tipahtaneen järveen usein silloin, kun ei haluta maksaa uudelleensarjoittamisesta aiheutuvia kuluja. ”Järveen pudonneisiin” avaimiin tuleekin tämän vuoksi reagoida avainhallinnassa niin kuin ne olisi varastettu.

Avainturvallisuus on eri asia kuin lukitusturvallisuus. Sen ylläpito vaatii ennen kaikkea vastuullista asennetta. Liian monessa taloyhtiössä avainturvallisuus päästetään rempalleen niin, ettei tilanteen korjaamiseksi ole tehtävissä muuta kuin kallis lukkoremontti.

Kun puheeksi tulee avainturvallisuus, ajatteletko ensimmäiseksi sitä, koska lukot on uusittu? Tämä ajattelumalli on yleinen – ja väärä.

– Lukitusturvallisuus ja avainturvallisuus sekoitetaan usein keskenään. Turvallisuuskysymyksissä puhutaan suureen ääneen varmuuslukoista, vaikka tärkein asia on, missä ovat avaimet, joilla lukosta kuljetaan, kummastelee myyntipäällikkö Mirva Viljakainen Flexim Security Oy:stä.

Monessa taloyhtiössä keskeinen motiivi tehdä lukitusremontti on se, että avainturvallisuus on surkealla tolalla. Tilanteeseen on jouduttu, koska avaimia on jaettu vuosien mittaan leväperäisesti milloin kenellekin pyytäjälle, ja ainoa kirjanpito on epämääräiset harakanvarpaat arkistokaapin perälle hautautuneessa kansiossa.

Toki avainturvallisuus saadaan lukkoremontilla taas hetkeksi kuntoon, mutta tyyriin remontin tekeminen toistuvasti pelkästään laiskan avainhallinnan vuoksi kelpaa melkeinpä hölmöläistarinaksi.

– Peräänkuulutan isännöitsijöiden vastuuta. Heidän tulisi huolehtia siitä, missä avaimet ovat.

Työn ja vastuun erottaminen ei toimi

Viljakaisen mukaan ongelmat juontuvat usein avainhallinnan ulkoistamisesta ulkoistamisen päälle.

– Ei ole kovin harvinaista, että isännöitsijä ulkoista koko avainhallinnan huoltoyhtiölle. Näin trafiikki siirtyy omalta konttorilta huoltoliikkeeseen.

Kun ulkoistetaan työ muttei siihen kuuluvaa vastuuta, syntyy helposti välinpitämättömyyttä ruokkiva kierre. Vääristyneessä asenneilmapiirissä muotoseikkojen noudattamista katsotaan kieroon.

– Monesti isännöitsijät sanovat asukkaille, että kansiot ovat lukkoliikkeessä, tilaa avain suoraan sieltä. Mutta ei lukkoliikkeissa ole mitään järjestelmää, mistä katsoa, kenelle avaimen voi luovuttaa. Jotkut jopa närkästyvät, kun tietoja pyydetään kirjallisesti sähköpostitse. Lukkoliikkeellä on oltava dokumentti, josta selviää, miksi määrätty avain on annettu jollekulle.

Avainhallinnan tason pitäminen korkealla on ennen kaikkea jatkuva, pieniin asioihin keskittyvä prosessi. Ehkä se on juuri siksi vaikeaa.

– PTS-suunnitelmissa valmistaudutaan määrävälein lukitusremontteihin, mutta sitä ei tiedosteta, mitä on tehtävä vuoden tai puolen välein, jotta avainhallinta pysyisi kunnossa, harmittelee Viljakainen.

Peiliin katsomisen paikka

Viljakainen sanoo, että vaikka kiinteistösihteeri hoitaisi avainhallinnan säntillisesti, heikoin lenkki saattaa olla yritystä johtava isännöitsijä.

– Monesti yrityksessä on teoriassa olemassa käytäntö avainten kuittaamisesta, mutta isännöitsijä itse nappaa pöytälaatikosta kohteiden avaimia kirjaamatta asiaa mihinkään. Ja avainten tulisi olla standardien mukaisissa avainturvakaapeissa, ei pöytälaatikoissa, peltikaapeissa tai lätkäkasseissa, jollaisesta itsekin olen ollut avaimia kohdeinventaariossa purkamassa.

Tiukasti kilpailluilla markkinoilla isännöitsijä ja kiinteistöhuoltoyritys vaihtuvat usein. Isännöitsijä tuo toimintakulttuurinsa uuteen kohteeseen heti kohteen siirron yhteydessä.

– Siirron yhteydessä siirtyy muutama mappi, joukossa avainmappi. Juuri kukaan isännöitsijä ei käy sitä edes läpi ja selvitä, mitä avaimia hänen kuuluisi saada kohteenluovutuksen yuhteydessä. Luopuva isännöitsijä ei ole lainkaan kiinnostunut ja sanoo, että asiaa hoitaa huoltoyhtiö, kysy sieltä.

Vaikka luopuva isänöitsijä tietäisi yhden yleisavaimen hävinneen, hän tietää myös, että tästä aiheutuvat kustannukset voivat olla 40 000 euroa. Kiinnostus nostaa kissa pöydälle on vähäinen ja vahinko lähtee mieluummin kiertämään.

Viljakainen muistuttaa, että vaikka avainhallinnasta löytyy usein parannettavaa, osa isännöintiyrityksistä hoitaa asiat kunnolla jo nyt. Lisäksi moni hallituksen puheenjohtaja vaatii palveluntarjoajilta hyvää avainhallintatapaa.

Jokainen avain on leimattava

Kaoottisen avainhallinnan korjaaminen alkaa avaininventoinnilla. Vain niin sanottuja suojattuja avaimia käyttävän järjestelmän voi saada vielä jaloilleen.

– Inventoinnissa kysytään valmistajalta, mitä avaimia kohteeseen on tehty. Kun on selvinnyt, että yleisavaimia on vaikkapa 16, ne kaikki kutsutaan käymään näytillä. Taloyhtiöissä todennetaan tavallisesti yleis-, huolto- ja reittiavaimet. Vanhoja ura-avaimia käyttäville ja muille suojaamattomille lukostoille ei voi tehdä mitään, sillä avaimia on voitu teettää miten paljon tahansa.

Avainhallinnan perusedellytys on, että jokainen avain on leimattu yksilöivällä tunnuksella. Avaimeen ei tietenkään merkitä asuntoa, jonka oveen se sopii. Laadukkaassa lukostosuunnittelussa leimaus tehdään epäkronologisesti siten, ettei satunnainen löytäjä osaa yhdistää avainta ja lukkoa toisiinsa.

– Ilman leimausta hallinnoinnista ei tule mitään. Isännöitsijälle ja huoltoyhtiöön palautuu mystisiä mustapäisiä avaimia, joiden alkuperästä kukaan ei voi olla varma. Moni rakennusliike tietää, miten paljon kadonnut avain maksaa ja saattaa palauttaa remontin jälkeen jonkin taskunpohjalta löytyneen avaimen. Ilman leimausta ei pystytä mitenkään tarkastamaan sillä sekunnilla, onko kyseessä oikea avain.

Olipa kerran kadonnut avain

Yksi keskeinen avainhallinnan prinsiippi on olla uskomatta kertomuksia katkenneista ja kadonneista avaimista. Yleensä hukkaaja tietää varsin hyvin, mitä lukkojen uudelleensarjoittaminen maksaa ja satuilee välttääkseen laskun.

– Olen nähnyt niin monta ”järveen pudonnutta” avainnippua, että en usko yhtäkään tarinaa. Jos avaimen sanotaan katkenneen, pitäisi tuoda näytille edes toinen pätkistä. Kun avaimen sanotaan kadonneen tietymättömiin, tällä perusteella ei koskaan tule jättää tekemättä asianmukaisia toimia.

Viljakainen kehottaa kiinnittämään huomiota perushuolellisuuteen avainten luovutuksissa. Usein leväperäistä avainhallintaa perustellaan sanomalla, miten henkilöllisyyspapereiden tarkastaminen kestää.

– Pankissakin istutaan yhtä kauan, ottipa lainaa sitten 500 tai 500 000 euroa. Työn kuuluu kestää hetken. Silloin sen tekemiselle osataan antaa sille kuuluva arvo eikä hinnoittelu ole enää yksi euro per tapahtuma.

Teknologia pelastaa?

Pankkivertausta voi jatkaa toteamalla, että pankki ei anna henkilön nostaa puolisonsa tililtä edes kymppiä, vaikka kyseessä sattuisi olemaan virkailijan perhetuttu. Määrätyistä muotoseikoista pidetään aina kiinni.

– On mielenkiintoista seurata, miten toimitaan, kun on tehty iso investointi lukkoihin ja jaetaan avaimia. Mihin ja miten asiat kirjataan vai kirjataanko ollenkaan? Joskus isännöitsijä haluaa olla kiva asukkaiden kaveri ja uskoa taalasmaan ullaa, joka tulee hakemaan sepon puolesta avaimia. Aina tulisi olla tiukkana ja antaa avaimet vain sille, jonka kirjoilla asunto on tai joka sitä hallinnoi.

Hyviäkin uutisia on. Vauhdilla eteenpäin menevä lukitusteknologia helpottaa avainhallintaa. Useilla valmistajilla on markkinoilla elektromekaanisia ratkaisuja, joissa hävinnyt avain voidaan sulkea pois käytöstä äärimmäisen yksinkertaisesti. Myös tunnistimiin perustuvat avausjärjestelmät tulevat epäilemättä yleistymään sitä mukaa, kun niiden hintataso muuttuu nykyistä kilpailukykyisemmäksi.

Tietotekniikka on mahdollistanut sähköisen avainhallinnan jo pitkään. Esimerkiksi Tampuurissa on tälle oma osionsa.

– Ongelma on, että ohjelmistoihin on harvoin liitetty elektronista allekirjoista. Allekirjoituspaperi on säilytettävä ja tämän vuoksi ollaan vielä turhan paljon vihkokirjanpidossa, harmittelee Viljakainen.

Pulma ratkennee ajan kanssa. Jos kiinteistöalan ihmiset eivät saa avainhallintaa toimimaan, ehkä kehittyvä teknologia tekee sen.